Las nóminas o también llamadas roles de pago son el registro de los salarios que un empleador o empresa debe pagar a sus empleados. En este documento consta toda la información referente al empleador, sus bonificaciones y sus deducciones para el pago. Como tal el rol de pago cuenta con la información, calculo y cantidad de dinero que una empresa o empleador deberá pagar a sus empleados. Ya sea porque es un empleado asalariado o un empleado por prestaciones de servicios.
¿Cómo está compuesto el rol de pagos?
Como ya mencionamos el rol de pagos es registro de los salarios que paga un empleador o empresa a sus empleados. Por lo cual a breves rasgos podemos decir que tiene dos secciones principales:
- Primero está la de registro de valores de ingreso como son el sueldo, las horas extras, las comisiones, los bonos, etc.
- Por otra parte está los registros de egreso como son el aporte al seguro social, anticipos, préstamos concedidos por la empresa/compañía/empleador, etc.
En dependencia al tamaño de la empresa, negocio, emprendimiento variará quien está a cargo de la administración y gestión de los roles de pago. Por lo general es un trabajo destinado al área de talento humano, recursos humanos específicamente al área de contabilidad. En el caso de negocios pequeños, emprendimientos con pocos empleados esta labor la realiza el propietario, dueño, empleador.
Elementos presentes en el Rol de Pagos
Empecemos por mencionar que no existe un formato fijo, definido ni obligatorio para llevar a cabo los roles de pagos. Por lo cual siempre queda a subjetividad de la empresa/empleador escoger o crear su propio modelo. No obstante todos los modelos de rol de pagos tienen los siguientes datos:
- Nombres y Apellidos Completos del Empleado.
- Días de Trabajados.
- Descuentos (días faltados, aporte al IESS, etc.)
- Sueldo a Recibir.
- Firma del Empleado y Empleador.
Estos son los componentes básicos que deben constar en un rol de pagos, sin embargo los datos pueden ser tan específicos como el empleador necesite. Por lo general se debe tener un margen básico de especificidad para tener un respaldo y constancia detallada, quedando de la siguiente forma:
- Datos de los Empleados.- Información personal como nombres completos, dirección de domicilio, número de teléfono, número de la seguridad social, declaración de la renta del empleado,
- Total de horas trabajas.- Hace falta llevar un control de cuantas horas están laborando los empleados para poder pagar las horas pertinentes según el cálculo. En especial si los trabajadores son empleado por horas.
- Tiempo Libre.- Aquí se incluyen los tiempos libres que tendrá el empleado, es decir, los días de vacaciones, permisos por enfermedad, permisos de trabajo, días festivos.
- Sueldo o Salario Total.- En este apartado se detallada la cantidad de sueldo que percibirá el trabajador. Por lo general se registra el sueldo anual el cual se divide para los números de pago realizados a lo largo del año.
- Horas Extras.– Se estipulará el valor a pagar por las horas extras o extraordinarias que se realicen. Siendo contabilizadas como dinero extra que se pagará por cada hora adicional.
- Otros Pagos.– Aquí se incluyen valores como comisiones de venta, propinas, cancelaciones extras, etc. Ya que es un valor variable fuera del sueldo fijo.
- Salario Total Neto y Bruto.– Cuando hablamos de salario o sueldo bruto es la cantidad total monetaria que se le corresponde al trabajador. Sin embargo en este no se detalla los valores que se sustraen del mismo. Con lo cual el salario neto es la cantidad final que recibirá el trabajado, una vez se resta valores como la aportación al seguro social, etc. El valor bruto es importante para el impuesto a la renta y el neto para la información de interés para las entidades financieras.
Formas de hacer el rol de pagos
Hay tres formas de llevar a cabo el registro y contabilidad de los roles de pagos para un empres o negocio, y estos son:
- Cálculo Manual.- Es una metodología que requiere de tiempo y de precisión, ya que se presta a posibles erros de tipeo o ingreso de datos si se precipita. Es la más conveniente para los negocios o empresas pequeñas en donde la cantidad de empleados es relativamente baja. Ya que se realizará una a una de forma manual lo cual consume una cantidad importante de tiempo. La ventaja es que una ver creado el formato en una hoja de cálculos y se tenga la destreza se convierte en un método fácil, rápido y barato.
- Sistema Automatizado.- En esta metodología se deja a un lado las hojas de cálculo como herramienta principal, en su lugar se usan programas informáticos. Es usada por empresas de una cantidad mediana a grande de empleados, ya que solo hace falta añadir los datos anteriormente mencionados y el programa calculará todo de forma automática. En dependencia del programa este permitirá realizar los pagos de forma automática, ya sea por cheque, transferencia o tarjeta de pago. Este método es rápido, seguro y sencillo, el único requisito es la adquisición del programa financiero, así como también aprender a usarlo.
- Servicio Externo de Rolde Pago.- Esta es la forma más sencilla de todas, puesto que se paga a un prestador de servicios externo a la empresa. Cuya única función será llevar a cabo el registro y la contabilidad de los roles de pago. Realizando un acuerdo mutuo en torno al diseño y la tarifa por sus servicios, de modo que el empleador/empresa solo debe entregar los datos necesarios.
¿Cómo realizar un rol de pagos?
Debido a lo extenso y que se presta a confusiones explicar cómo hacer un rol de pago de forma escrita. Le dejamos a continuación un video guía de cómo hacer un rol de pago a través del método de cálculo manual con ayuda de una hoja de cálculos.
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Fuente
Realidad Ecuador. Como hacer un rol de pagos. (s.f.). Obtenido de https://realidadecuador.com/como-hacer-un-rol-de-pagos/